Các quy định về sổ sách kế toán

Những quy định về sổ sách kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính, áp dụng cho siêu thị vừa và nhỏ.

 

- Sổ kế toán buộc phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó bắt buộc chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian sử dụng sổ.

- khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng cần tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao buộc phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

một. Lựa sắm phương pháp ghi sổ kế toán:

- Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính.

- ví như ghi sổ bằng tay bắt buộc theo 1 trong các hình thức kế toán và cái sổ kế toán theo quy định tại Quyết định 48. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo bắt buộc quản lý của đơn vị.

- trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì công ty được lựa chọn tậu hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán cho ưa thích. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại công ty phải đảm bảo các bắt buộc sau:

+ sở hữu đủ những sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán khía cạnh cần thiết để đáp ứng bắt buộc kế toán theo quy định.

+ Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

+ doanh nghiệp cần căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa mua phần mềm kế toán ưng ý có đề nghị quản lý và điều kiện của công ty.

2. Mở, ghi sổ và khoá sổ kế toán

a. Mở sổ kế toán:

- Sổ kế toán nên mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới xây dựng thương hiệu, sổ kế toán cần mở từ ngày ra đời. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của công ty sở hữu trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước lúc sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau lúc in ra từ máy vi tính.

- Sổ kế toán cần dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. các tờ sổ khi sử dụng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

- Trước khi dùng sổ kế toán bắt buộc hoàn thiện những thủ tục sau:

+ Đối sở hữu sổ kế toán dạng quyển:

- Trang đầu sổ phải ghi tõ tên nhà hàng, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.

- Sổ kế toán cần đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ buộc phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Đối có sổ tờ rời:

- Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên công ty, số vật dụng tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng dùng, họ tên người giữ và ghi sổ. các tờ rời trước lúc sử dụng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký dùng sổ tờ rời. những sổ tờ rời bắt buộc được bố trí theo thứ tự các tài khoản kế toán và nên đảm bảo sự an toàn, dễ chọn.

b. Ghi sổ kế toán:

- Việc ghi sổ kế toán nhất thiết cần căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế toán. mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, thông minh chứng minh.

c. Khoá sổ kế toán:

- Cuối kỳ kế toán buộc phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. ko kể ra cần khoá sổ kế toán trong các nếu kiểm kê hoặc những nếu khác theo quy định của pháp luật.

3. Sửa chữa sổ kế toán:

a. khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay với sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà buộc phải sửa chữa theo một trong những bí quyết sau:

+ bí quyết cải chính:

- phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng phương pháp gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và nên với chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ngoại trừ chỗ sửa. cách này áp dụng cho những trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót ko ảnh hưởng đến số tiền tổng cùng.

+ cách ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ):

- bí quyết này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

- bí quyết này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau lúc đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. Trong ví như này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo cách phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và những sai sót”;

- Sai sót trong đấy bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền đa dạng lần hoặc con số ghi sai to hơn con số ghi đúng.

lúc sử dụng cách ghi số âm để đính chính chỗ sai thì buộc phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

+ cách ghi bổ sung:

- bí quyết này áp dụng cho ví như ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót ko cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo bí quyết này nên lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so mang chứng từ.

b. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán sử dụng máy vi tính

- giả dụ phát hiện sai sót trước lúc báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan Nhà nước mang thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

- nếu phát hiện sai sót sau lúc báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước sở hữu thẩm quyền thì buộc phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào cái cuối của sổ kế toán năm sở hữu sai sót;

- những nếu sửa chữa khi ghi sổ kế toán sử dụng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.

c. lúc báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã mang ý kiến kết luận chính thức, ví như với quyết định nên sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị buộc phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán mang liên quan theo cách quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời bắt buộc ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước với sai sót (nếu phát hiện sai sót sau lúc báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước sở hữu thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

4. Điều chỉnh sổ kế toán

- nếu siêu thị cần điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong những năm trước theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán bắt buộc điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán yếu tố của các tài khoản với liên quan.